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PC uSER密技偷偷報簡介/舊報明細寄送本期電子報
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每週 四 出刊.2017.01.26
 
本 期 目 錄 簡介/舊報明細
存檔時自動備份
找出「快速存取工具列」隱藏的圖示
保護整份檔案
延伸閱讀
Excel 精用密技字典(第二版) 

存檔時自動備份

Step

1. 編輯好 Excel 檔案之後,點選〔檔案〕索引標籤,點選其中的【另存新檔】。

2. 在「另存新檔」對話盒右下方,點選「工具」的下拉選單,並選取其中的【一般選項】。



※ 在原始的檔案上,另存新檔並不能建立備份檔案,只有在儲存修改後的檔案時,才能產生備份檔案。

3. 此時會跳出「儲存選項」對話盒,先勾選「建立備份」,接著按下〔確定〕按鈕結束設定。



※ 「一般選項」對話盒中其他選項的用法:
「保護密碼」代表開啟此文件時需要密碼才能開啟;
「防寫密碼」代表修改文件時需要密碼才能修改;
「建議唯讀」代表以唯讀的方式開啟檔案,別人無法修改或刪除原始檔案。


4. 儲存該檔案之後,接著切換到「檔案總管」中,就可看到該備份檔案,此備份檔案日後也可作為編輯之用。


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找出「快速存取工具列」隱藏的圖示

Excel 2010 中內建了許多的工具列,但由於版面操作上的限制,所以許多工具列都被隱藏起來,其實除了左上角「快速存取工具列」內顯示的圖示按鈕之後,還是可以讓這些隱藏的工具列顯示出來,方便點選直接操作。

Step

1. 點選〔檔案〕索引標籤後,點選其中的【選項】。

2. 此時會開啟「Excel 選項」對話盒,在左邊窗格內點選「快速存取工具列」,從左側窗格選取要新增的功能,接著按下〔新增〕即會出現在右側窗格中,完成後按下〔確定〕。



3. 該功能圖示即會新增至「快速存取工具列」中。另外,從「快速存取工具列」的下拉選單中選取【其他命令】,也可以跳到上面的畫面進行新增。



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保護整份檔案

很多機密的活頁簿資料,不僅不可以修改其中的內容,甚至連開啟都不被允許。如果不想讓不相干的其他人觀看這份重要的 Excel 檔案文件,可以將檔案加密保護,沒有正確的密碼可用,對方連開都開不了。

Step

1. 點選〔檔案〕索引標籤後,點選【資訊】→【保護活頁簿】→【以密碼加密】。



2. 接著出現「加密文件」對話盒,在「密碼」方框內輸入想要設定的密碼,然後按下〔確定〕按鈕。

3. 緊接著又出現要求「重新輸入密碼」的訊息,請再次輸入設定的密碼,然後按下〔確定〕按鈕,完成後文件加密的工作就大功告成了。


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