PC uSER密技偷偷報簡介/舊報明細寄送本期電子報
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每週 四 出刊.2017.01.05
 
本 期 目 錄 簡介/舊報明細
用「唯讀」方式開啟檔案
在多個檔案之間快速切換
設定多人共用的活頁簿
延伸閱讀
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用「唯讀」方式開啟檔案

利用「唯讀」開啟文件,可避免因無心的儲存,造成舊有文件遭到覆蓋,而無法復原的情況。如果開啟該唯讀檔案後曾修改內容,在儲存時會出現具有警告性內容的對話盒,提醒使用者以新檔名另外存檔。

Step

1. 開啟 Excel 後,點選〔檔案〕→【開啟舊檔】。

2. 在「開啟舊檔」對話盒中,先切換到檔案存放的資料夾,然後點選想要開啟的檔案,接著按下〔開啟〕旁的「下拉箭頭」圖示,然後從下拉選單中點選【開啟為唯讀檔案】即可。

※ 此時仍可用「另存新檔」的方式,將修改後的內容儲存成另一個檔案。此外從 Office 2010 開始,開啟某些從網路下載回來的檔案,會顯示「此檔案源自於網際網路位置,可能不安全。請按一下這裡取得詳細資料。」訊息而無法編輯,需先點擊編輯區域上方的「受保護的檢視」來開啟「啟用編輯」。



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在多個檔案之間快速切換

當我們開啟多個 Excel 檔案時,如果想要在這些檔案之間切換檢視內容,或許點選視窗桌面下方工作列中的 Excel 視窗名稱就可以辦到,但其實 Excel 程式本身,提供了可以快速切換檢視的方法。

Step

1. 先切換至 Excel 功能表上的〔檢視〕索引標籤。

2. 點選「視窗」分類的【切換視窗】選單,此時即可在下拉選單中輕鬆切換到要編輯的檔案了。



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設定多人共用的活頁簿

如果想要多人編輯一份活頁簿,則需要用到Excel 的「共用活頁簿」功能。不管是做報告或是收集資料等等的團體作業,「共用活頁簿」功能對於這些需求都相當的好用。

Step

1. 點選功能表的〔校閱〕索引標籤中,按下「變更」分類中【共用活頁簿】,就會開啟「共用活頁簿」設定對話盒。

2. 在〔編輯〕活頁標籤中,勾選「允許多人同時修改活頁簿,且允許合併活頁簿」,然後按下〔確定〕按鈕。



3. 隨即會出現提示必須立即儲存的對話盒,在〔確定〕按鈕上按一下滑鼠左鍵,就會儲存變更此文件的屬性。

4. 將檔案變更為允許多人同時修改之後,在「標題列」的檔案名稱之後就會顯示「[ 共用]」的檔案屬性,如此就可以得知此為共用活頁簿。

※ 開啟共用的活頁簿功能後,如果沒有儲存原來的檔案,一旦被修改後,就無法回復原來的檔案,所以 Excel 會要求使用者先儲存。如果想要保留原檔案,記得以另存新檔的方式儲存檔案。


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