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90分鐘學會企業查帳
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90分鐘學會企業查帳
資金流向之查核


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90分鐘學會企業查帳

公司到了超過7個人以上時,老闆已經無法監督到所有的員工,這時候就會有出貨漏記帳,重複付款,存貨不正確,應收帳款請款與對帳,應付帳款的複核與對帳的問題,所以需要查帳。

當公司更擴張時,例如設立國外子公司或者其他縣市的分公司及關係企業時,老闆已經無法座鎮當地,唯有靠會計報表及制度來管理,為了確定會計數字是否正確,制度有無被執行更需要查帳。否則授權而無監督無控制等於棄權,全公司被掏空而不自知。

查帳是如此的重要,從小公司開始到大公司都必須依賴查帳,以確保會計數字之健全、公司制度之有效執行、員工及經理人舞弊之防制、以及資源之有效使用,等這些查帳可以達到的功能。

本分電子報彙集了企業界查帳11種主要方法,由銀行存款查核到費用查核等企業查帳的主要議題加以介紹,其中有許多查帳成功的例證,可供企業主管引用;當然也有經理人及員工舞弊的案例,讓主管們迴避,以免重蹈覆轍。
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精采內容
資金流向之查核

本期接續上期銀行存款餘額之查核後的後續查核,因為銀行存款餘額正確並不表示銀行存款的支出沒有被盜領,沒有被誤用。到底銀行存款的支出有無適當的依據,有無依公司規定來處理,就必須要對其資金流向加以查核。公司的銀行存款是否依公司的規定合法的支用的查核,稱之為遵行查核。本期查核公司的銀行存款與現金的支用都是合法的查核方式是採用逆查法,亦即從由存摺或銀行對帳單,核對到總分類帳或明細分類帳,在核對到傳票或原始憑證的查核方式。目的在看其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理,支出是否有合理或合法證據以供證明。資金流向的查核介紹如下:

查核目的:驗證公司的銀行存款及現金交易都是合法,且被適當紀錄。
當公司的現金及銀行存款增加或減少,都必須有適當的會計紀錄、相對應的科目、及合法的憑證。說明如下:

〉〉如果銀行存款減少並無會計紀錄,表示可能被虧空。
〉〉有紀錄但相對應的科目不合理,如借:應收帳款 貸:銀行存款,表示該筆交易有問題。
〉〉如紀錄借:進貨 貸:銀行存款 但無適當的憑證,則該筆交易不合規定。

查核方法

一、由存摺或銀行對帳單抽查巨額或重要的支出項目,核對到總分類帳或明細分類帳看是否有銀行存款在貸方的紀錄,其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理。

查核目的:確定存摺或銀行對帳單上巨額或重要的支出項目均有被紀錄於分類帳中,紀錄的金額一致,且紀錄的時間合理。如公司紀錄的支出日為12/3而銀行存摺的支出日為11/5表示該筆金額可能被挪用後再補回。

二、由分類帳查核到日記簿,看完整的交易分錄借方貸方科目與金額是否合理。

查核目的:確定分類帳的紀錄係由日記帳的記錄所過帳,同時看借方科目是否合理。

一般而言,下列狀況是正常發生:

1.如借方科目為銀行存款表示係銀行存款帳戶間的轉帳。
2.如借方科目為現金表示提領零用金。
3.如借方科目為應付票據,表示應付票據到期。
4.如借方科目為各項費用,如果係委託銀行轉帳之水電、電話、稅捐只要看到傳票後附的收據則無問題。

以下狀況需注意:

1.如借方科目為應付帳款,公司習慣是開支票,借:應付帳款 貸:銀行存款之分錄並不尋常,除非是約定電匯付款的交易,應核對是否依公司的制度付款,否則自應追究責任。必要時要看當初的分錄,看應付帳款付款項目是否合理,如4/5是借:應付帳款 貸:銀行存款 而3/20 是借:進貨 貸:應付帳款且傳票後附有驗收單、進貨發票等付款憑證,而付款方式為電匯,則本筆交易是正常交易。

2.如借方科目為進貨,公司習慣上是開支票,除非是用電匯否則不應是借:進貨 貸:銀行存款之分錄並不尋常,縱使電匯貨款也應該是借:應付帳款 貸:銀行存款而非直接借記進貨科目,如此處理表示公司沒有很好的請訂購、驗收及付款的內部控制制度,除了看傳票後有無合法的進貨發票或進項憑證外,必須看有無合法驗收的同時,尚應核對是否依公司的制度付款,否則自應追究責任。

3.如借方科目為非委託銀行轉帳之水電、電話、稅捐等費用科目,而是雜費、修繕費、交通費等科目,正常的做法是小金額用零用金支付,大金額用支票支付,很少直接用銀行存款支付,除了看傳票後有無合法的發票或進項憑證外,應核對是否依公司的制度付款,否則自應追究責任。

4.如借方科目是暫付款,則應核對是否為差旅費借支,必須要看暫付款是否符合公司暫付款的規定,同時要持續追蹤其報銷暫付款的分錄與憑證,如4/5是借:暫付款 貸:銀行存款 ,4/20 是借:差旅費 貸:暫付款傳票後附有出差報告及進項憑證,則是可接受的情形,如到了5/5 仍掛在帳上,並未報銷,則屬異常情形,要了解真相,並催當事人儘快報銷。

後續的查帳動作為

1.如借方科目為銀行存款表示係銀行存款帳戶間的轉帳,則要看對方帳戶的存摺或對帳單是否有該轉帳金額匯入,及匯入金額與日期是否正確,如匯入金額為零零散散,匯入日期與匯出日期差太遠,就是典型的洗錢及挪用公款的手法,要追究原因。

2.如借方科目為現金表示提領零用金,則要看零用金紀錄是否有此金額的增加紀錄,其紀錄金額與日期是否正確,如借記零用增加的金額為零零散散,借計零用金日期與匯出日期差太遠,就是典型的洗錢及挪用公款的手法,要追究原因。

3.如借方科目為應付票據,表示應付票據到期。必要時要看當初的分錄,看應付票據付款項目是否合理,如7/8是借:應付票據 貸:銀行存款,可以查出4/5是借:應付帳款 貸:應付票據 而3/20 是借:進貨 貸:應付帳款且傳票後附有驗收單、進貨發票等付款憑證,則本筆交易是正常交易。

請你核對:

〉〉你的公司有無零用金制度,且一定金額以下用零用金付款,其他一定用支票付款。
〉〉你的公司有無請、訂購、驗收、付款的制度。
〉〉你的公司有無暫付款及員工借支管理制度。

記帳小知識:

如果你是家族企業,企業帳與私人帳都用同一本存摺,那就必須判斷該筆支出是屬於公司的費用或私人的費用,如公司的費用則借:相關的科目(如交際費、文具用品、雜費等)貸:銀行存款,如該支出是私人的支出則借:股東往來 貸:銀行存款,如此才可產生正確的資產負債表與損益表。但是在公司法規定股東挪用公司的資金是不合法的,但公司借用股東的資金是合法的,所以最好股東私人的收支不要與公司混在一起,用相同的存摺或支票存款帳戶,否則除了銀行存款的內部控制出了問題外,同時會使財務報表失真,由於銀行存款與存貨是會計內部控制與紀錄正確性的最重要防線,其收支情形要經常查帳,且要編銀行調節表與銀行對帳,有制度的企業,股東私人的收支絕對不會與公司銀行帳互相混淆。
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