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90分鐘活用管理技巧
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找出問題原因的方法《交談法》


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90分鐘活用管理技巧

如何培養自己勇於面對問題的能力?《90分鐘活用管理技巧》是一份不錯的參考資料,本電子報中教您如何分析問題、如何找尋可行的解決對策、如何把解決問題的對策付諸行動外,更提供了國內企業常碰到的16個問題,及解決對策供大家參考。
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內容試閱
找出問題原因的方法《交談法》

所謂的交談法,就是我們和當事人作面對面的溝通,從溝通中去找出我們所需要的方向。

由於是面對面,所以這種的交談法如果能有效的運用,不但能正確的掌握住第一手情報,而且還能爭取到時效,這對我們了解問題的真相,是會非常有幫助的。

在運用這個方法時,以下三個原則,如果能確實的掌握住,則容易收到事半功倍的效果:

1 氣氛要融洽

找人來溝通,就是希望能從他的口中得到一些的資訊,如果不能讓他暢所欲言的話,效果是會大打折扣的,而相信大家都知道,融洽的氣氛是足以讓人放鬆心情暢所欲言的,所以,提供一個能產生融洽的氣氛的環境,應該是做好溝通的第一步。

那麼,又要如何才能創造出一個融洽的氣氛呢?

(1)環境的考慮:

溝通的時候,最好是找一個座位舒適,而且是沒有其他的人或是電話干擾的場所,如果可能的話,溝通現場不妨也擺一些花木、圖畫等來點綴一下,以緩和當事人的情緒。

當然,萬一企業內沒有合適的場所的話,在公司之外找一個合適的地方來溝通,也是可行之道。

(2)心防的突破:

當一位部屬被主管叫到辦公室談話時,這位部屬多少是會有一些壓力存在,如果他心存顧忌的話,是很不容易坦白的,所以,身為主管的人,如果能先來個安撫動作,這絕對是有助於突破對方心防的。

舉個例子來講,假設您的部屬張安平,最近是失誤連連,已經造成您這個單位的困擾了,您決定找他來溝通一下,請問各位讀者,以下的兩種開場白,您認為那一種比較能突破張安平的心防?

「張安平,你到底在搞什麼鬼,為什麼最近總是失誤連連呢?」

「張安平,你跟我好幾年了,而且這幾年來,你一直是我得力的助手,幫了我很多的忙,我非常的感謝,不過,最近我看你好像心事重重,是不是有什麼事情困擾著你,不妨說出來聽聽,或許我可以幫上一點忙。」

相信大家一定是會選擇第二種的,不錯,要責備一個人時,最好是先說些好話再開始責備,這是有關人的管理上,一個很重要的原則,如此一來,對方的心裡是會比較好受,抗拒力自然也會比較小的。

2 做一個好聽眾:

這些年來,在國內的政壇上,流行做個“沒有聲音的人”,其實,當我們在和別人進行交談時,最好也是做個“沒有聲音的人”,也就是要多聽少說,換句話說,就是要做個好聽眾,不過,在此處所謂的好聽眾,不光是要您會“聽”,而且還是“要會聽”。

那麼,要如何才能扮演一個好聽眾呢?以下的幾個原則,或許可以提供各位讀者們參考:

(1)要注視對方:

不管是在上課、聽演講或是聽別人講話的過程中,相信各位讀者可能都會有分神的經驗,而我們只要一分神,就很容易漏掉一些的內容,萬一被我們漏掉的內容,是屬於非常重要的部分的話,那對聽的人的影響,就非常的大了。

因此,為了避免分神,最簡單的方法,就是以注視對方的方法來面對,當我們把注意力集中在對方的談話或是表達上時,是比較不容易被其他的因素所干擾的。

(2)挺起胸來:

在上課、聽演講或是聽別人講話的過程中,相信大家都知道,如果我們的姿勢坐得不正確的話,是比較容易染上睡意的,一但有了睡意,我們就很可能是有聽沒有到了,那麼要如何在上課、聽演講或是聽別人講話的過程中,把睡意趕走呢?挺起胸來,倒不失為一種好方法,因為,當我們挺起胸來時,肌肉會比較緊張,這種的緊張,對意志的集中,是會有幫助的,當我們在上課、聽演講或是聽別人講話的過程中,意志能集中的話,這當然是有助於了解對方的意思了。

(3)以態度來回應我們對對方的關心與認同:

任何人都希望自己的言論能得到對方的回應,否則,他和放錄音機一樣,那會是越講越沒趣的。

因此,我們在聽的過程中,不妨以微笑或是點頭等動作,來表達我們對對方所談的內容的肯定與了解,撇開這一點,最起碼的我們還可以用點頭、微笑來表示我們是很認真的在聽對方的談話,這多少是會給講的人一些被尊重的感受的,當人有了這方面的感受時,他是會越講越帶勁的。

(4)適時的提出問題:

在上課、聽演講或是聽別人講話的過程中,我們適時的提出問題,是有兩個目的:

第一,表示我們是很認真的在聽,所以才會產生問題。

第二,可以幫助我們把對方的話題,轉向我們所需要的方向。

因為一個人在發表他的看法時,難免會偏離主題,如果不把他給拉回來的話,可能會離主題越來越遠,所以,在遇到這種狀況時,如果我們能即時的提出問題,應該是可以把談話的主題給拉回來的,有關於這一點,我想舉個例子來說明,「張先生,您剛才提到的問題點,我非常的認同,那麼,我們要怎麼來防止呢?」相信當這句話一出口,應該是可以把張先生的話給帶回來的。

(5)不要亂打岔:

每個人都不希望自己的談話受到干擾,因此,除非是萬不得已,像是對方把話題給拉得太遠了、對方有意氣用事的現象或是時間不夠用等等,最好是能讓對方講完一個段落之後,我們再把話插進去。

(6)表達意見時,不妨先借用對方的話題來轉接:

「張先生,您剛才提到要打進台中地區的超級市場及百貨公司這一關,我非常的贊成,我以為…」
我們在表達意見時,如果能像上例,先引用對方的看法,亦即先認同對方,對方聽起來就會比較舒坦,即便是我們的看法和他有所不同,相信反對的聲浪也會比較小的。

(7)行為與言的掌握:

根據專家的研究,人和人在面對面的溝通過程中,那些來自語言文字的社交意義,將不會超過35%,換句話說,有65%的部分,是靠非語言的方式,也就是所謂的行為語言來傳遞我們的意思,從這個研究中,我們應該可以體會到,行為語言在整個的人和人的溝通中所扮演角色的重要了。

因此,我們在和別人溝通時,除了要仔細的聆聽他們的說話內容之外,更要注意他們行為語言所表達的意思,如此,我們才能真正的掌握住對方的意思。

3 不能用錄音

既然我們是希望能從對方的口中,得到一些第一手的資訊,所以,我們都是會鼓勵對方盡量的暢所欲言,因此,在溝通的過程中,難免會有一些出自情緒上或是偏離主題的言論,我想這是很難控制的。

如果這個時候,對方看到桌子上有一台錄音機在那兒待命的話,相信一般的人,在心中總是會忐忑不安的,深怕所講的話被錄下來之後,會給自己帶來諸多的不便與困擾,在這種的狀況之下,一般的人當然是不會願意侃侃而談了,即便是願意和我進行溝通,相信也都是會語多保留的,這種先經過過濾再出口的語言,它的真實性與價值感,相信是要大打折扣的。
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