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有效消除浪費、降低成本工具


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90分鐘利潤倍增術

在不景氣的時代,企業想要提升競爭力,降低成本是非要走的一條路,但是,在走這條路的同時,又怕會帶來一些不良的副作用而影響成效,所以,不少企業不是虎頭蛇尾,就是員工不願意配合,當遇到這種狀況時,企業所採取降低成本的動作,當然會造成事倍功半的結果。

既然降低成本對企業是如此的重要,而且若掌握不好,反可能為企業帶來許多不良的副作用,企業在進行這項內部改善活動時,一定要把這種副作用降到最低,然而,要如何作才會讓這種壓力降到最低呢?筆者以為,企業不妨從消除浪費著手,因為浪費的出現,不但會使企業成本上揚,也為員工們帶來諸多困擾,如果能從這方面下手,是可收一石兩鳥的功效,不但企業主喜歡,員工們也會覺得對自己有利。當然,我們如果想從這方面著手,首先要瞭解一般企業內可能會存在那些浪費,以及我們可以用什麼樣的手法消除這些浪費;這就是筆者寫這份電子報的用意。)
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有效消除浪費、降低成本工具

企業可以用來消除浪費的工具有許多,但筆者以為以下的幾種降低成本的工具是既簡單又有效,頗值得大家參考。

企業管理的好幫手─顏色管理

企業是一個多人、多物、多事的集合體,想要讓企業的運作順利進行,一定得加以有效掌握與調節這些因素。換句話說,企業內一定得建立制度來規範、約束、督促這些因素。

照理講,制度是死的,只要我們設計得當,企業的運作應該不成問題才對。然而,制度雖然是死的,卻是由「人」這個活的「東西」來運作。只要是人,難免會受到生理、心理及情緒等因素干擾,而多少會給企業在制度運作上帶來一些不便。

什麼是生理因素的干擾呢?這是指因為生理上的需求所帶來的干擾。例如,口渴了就要喝水﹔內急了就得到洗手間報到。

什麼是情緒上的干擾呢?如果昨天晚上打麻將輸了,第二天上班時,心情一定不會很愉快,一定會想,「我昨天晚上為什麼會輸?今天要如何的去翻本。」

什麼又是心理上的干擾呢?當一個人要去處理一件老是出狀況的問題時,心理一定會毛毛的,一定會擔心到底這一次會不會成功。這種毛毛的感覺,就是一種心理上的干擾。

當然,我們在管理上,都很希望能把這些干擾的因素化解掉,以減少運作上的困擾,可惜的是,這些因素往往發生於不知不覺中,防不勝防。如果要刻意去防堵它們,雖也是做得到的,但得花費相當大的人力與成本,這種投資的機會成本,是值得我們三思的。

那麼,有沒有什麼樣的方法,能讓我們達到既能減少這種防不勝防的人為干擾,又能不必投入太多的成本呢?「顏色管理」就是一項非常不錯的輔助工具。

什麼是顏色管理呢?就是把顏色附著在管理上,讓有關人員能透過顏色易於辨識、比較、瞭解的特性,而很容易就知道管理的重心所在,該如何遵循及如何避免出錯。

顏色管理要如何與企業管理相結合呢?一般可分成兩個方向來思考:

(一)和企業內部管理活動相結合

我們常可以看到企業為了管理上需要,會擬訂出一些競賽辦法來,而為了讓大家能瞭解各單位的成績,又會把成績公告出來。可是,這種公告似乎效果並不怎麼理想,為什麼呢?

因為,傳統上是用數字來比高低,不良率0.3%當然是要比0.4%、0.5%好,這是一般人都不難瞭解的,可是,它們之間的差異又有多少呢?這恐怕就不是那麼容易瞭解。但是有了顏色來幫忙後,這個問題就好解決了。我們可以告訴員工,有關不良率對企業的影響,訂為「非常好」、「好」、「不好」、「非常不好」四級。凡是不良率在0.3%以下屬於「非常好」這一級,以綠色來表示;不良率為0.3%是在容忍範圍內,屬於「好」這一級,以藍色來表示﹔不良率在0.3%到0.4%之間的,視為「不好」的這一級,以黃色來表示﹔而不良率在0.4%以上,則用紅色來表示,代表做出來的品質「非常不好」。

相信有了這麼的輔佐說明後,會讓我們的管理事半功倍。

(二)和要管理的實體物相結合

所謂「和要管理的實體物相結合」,是指將顏色直接附著在所要管理的東西上面。

舉個例子來講,我們召開一場千人大會,開完大會後,每個與會的人員還要參加分散於不同樓層、不同場次的研習會,如何讓大家能以最快的速度就定位呢?顏色管理就可以幫上忙了。

在大會場裡,我們可以用顏色來分區。為了讓與會人員知道自己是該坐在那一顏色區,可以分發不同顏色的出席證來辨識﹔研習會的會場,也掛上不同顏色的看板,同時分發給每一位與會人員一份說明,這說明書內除了標示研習會場的位置及會場的顏色外,也告訴與會者,幾點鐘到那一間研習會場(用顏色加以標明)開某某會。有了這種識別方式後,整個會議的運作應會比較有次序。

再舉個例子來講,為了要區分模具客戶的分類,也可以藉用顏色來幫忙。把甲客戶的模子漆上紅色,乙客戶的模子漆成綠色,丙客戶的模子則補上黃漆。如此一來,很容易透過顏色的差異性,分辨出模子的歸屬了。

其實顏色管理手法,不但可以用在企業的管理上,在個人生活中,也可以幫上不少忙。記得小女在兩歲時,我就是用不同顏色的標籤,貼在不同類別的錄音帶上,訓練她自己去找想要聽的錄音帶,以及聽完後如何歸回原位。

(三)企業何處可以導入顏色管理

1.物料管理方面。
2.設備管理方面。
3.現場管理方面。
4.人事管理方面。
5.安全管理方面。
6.生活管理方面。

(四)企業實施顏色管理應留意事項

1.千萬別為顏色管理而顏色管理

不要人云亦云,不要看到別的企業運用這種管理,就要有樣學樣。因為,管理制度的設計一定要考慮到「本土化」,就是要量身而設,找到或是修正成最適合本身需要的制度,這才有意義。

2.顏色的統一性

顏色的統一性強調的是不要標新立異,因為,是要借用顏色來做管理,而不是比酷。顏色的統一性,有兩個原則:

(1)有法規或是習慣性的,依法規及習慣性為之。
(2)沒有涉及法規或習慣性時,由公司自行規定;但涉及多部門時則要統一規定。

3.加上一個說明看板

說明看板的目的是使所用的這項管理,能更為大家所了解、所重視。

4.刪除不必要的顏色管理

這裡強調的是管理要考慮到實用性。當某個手法已經失去原有的功用時,千萬別捨不得放棄它,否則,將會勞民又傷財。

5.記得要補漆

當油漆脫落時,要記得立即補上,否則,時間一久,將會造成大家的困惑。
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